Rahasia Memaksimalkan Gmail Agar Bisnis Lebih Produktif

Untuk urusan bisnis, Anda tidak salah untuk mempercayakan layanan pengiriman dan penyimpanan email pada Gmail. Sebab Gmail merupakan solusi bagi kebutuhan bisnis Anda tanpa bayar dengan jaminan keamanan terbaik. Layanan Gmail menawarkan akun gratis, ruang penyimpangan yang besar, fitur keamanan yang canggih dan masih banyak lagi kelebihan-kelebihan lainnya. Namun tahukah Anda kalau di balik tampilan Gmail yang minimalis tersebut, ternyata terdapat puluhan fitur tersembunyi yang dapat meningkatkan produktivitas Anda.

Berikut adalah trik rahasia untuk memaksimalkan Gmail agar bisnis Anda lebih produktif.

1. Gunakan Priority Inbox

Email tidak penting dapat memberikan efek malas terhadap kerja sehari-hari Anda. Namun, Gmail dapat membantu Anda dengan memberikan pengetahuan tentang email yang dianggap penting dan tidak. Dengan memilih menu Priority Inbox dari menu Settings, maka Gmail akan bekerja otomatis memilih pesan yang paling mendesak dalam kotak masuk Anda dan menempatkannya pada barisan atas. Fitur ini menggunakan informasi yang dikumpulkan dari penggunaan sehari-hari Anda untuk mengevaluasi pentingnya setiap email yang masuk, termasuk siapa yang sering Anda jadikan tujuan pengiriman email Anda dan siapa yang menjadi teman chatting favorit Anda, atau kata-kata yang cenderung muncul dalam pesan yang diterima agar Anda dapat membaca terlebih dahulu. Jika Gmail melakukan kesalahan, Anda dapat memberikan tanda terhadap pesan penting tsb sehingga Google mengerti prioritas Anda. Semakin banyak umpan balik yang Anda berikan, maka Kotak Masuk anda akan semakin cerdas. Konsep ini menurut saya sangat brilian dan sayang sekali untuk dilewatkan.

2. Gunakan Kalender Untuk Mengingatkan Agenda Penting

Menjalankan bisnis berarti membutuhkan tanggung jawab setiap hari. Daripada mencari secarik kertas untuk mencatat agenda kegiatan bisnis Anda, Gmail dapat membantu Anda mengingkatkan agenda-agenda penting yang Anda miliki. Untuk memulai, cukup klik tanda panah bawah di dekat sudut kiri atas kotak masuk Gmail Anda, dan pilih Task. Task Manager memungkinkan Anda dengan mudah menambahkan item ke daftar yang harus dilakukan dan memeriksanya kembali hingga tugas Anda selesai. Dengan menetapkan batas waktu untuk tugas, maka akan secara otomatis ditambahkan ke Google Calendar. Ketika mendekati tenggat waktu, Gmail akan mengirimkan pesan pengingat.

3. Alamat Email Bisa Diubah Sesuai Nama Perusahaan

Karena anda bekerja keras untuk tampil profesional, maka dapatkan alamat email yang membantu mewujudkan kerja keras Anda. Dengan berlangganan ke Google Apps for Business, Anda dapat menyesuaikan alamat email menjadi sesuatu yang mencerminkan merek Anda. Dari email yang bernama namaanda@gmail.com, alamat Gmail Anda dapat menjadi namaanda@perusahaananda.com. Dengan alamat email profesional, setiap pesan yang Anda kirim akan tampil lebih profesional dan lebih dapat dipercaya. Tetapi fitur ini tidak dapat dimiliki secara gratis. Hanya perusahaan yang berlangganan ke Google Apps for Business bisa mendapatkan disesuaikan alamat email, di antara fasilitas lainnya. Layanan ini memiliki biaya $50 per tahun untuk setiap pengguna.

4. Dapat Mengirim File Ukuran Besar dengan Google Drive

Terkadang Anda perlu mengirim file besar. Apakah itu video presentasi untuk pertemuan berikutnya atau PDF besar berisi laporan pengeluaran terbaru dari perusahaan Anda. Kebanyakan layanan email hanya dapat melampirkan file sebesar 25 MB. Tapi Gmail dapat berkolaborasi dengan Google Drive untuk memungkinkan Anda mengirim file yang lebih besar. Gmail memungkinkan Anda melampirkan file hingga 10 GB, asalkan mereka diunggah ke Google Drive dulu. Google Drive adalah platform cloud hosting milik Google. Untuk menggunakan fitur ini, cukup klik ikon Drive ketika sedang membuka jendela compose di Gmail Anda, kemudian pilih file yang ingin diupload.

5. Kirim Canned Response untuk pertanyaan yang sering diajukan

Memiliki bisnis sendiri berarti siap mendapatkan banyak respon / tanggapan. Tapi pengusaha sibuk tidak selalu punya waktu untuk menyusun tanggapan pribadi untuk setiap email. Dengan mengaktifkan fitur Canned Response di Gmail, Anda dapat menyimpan pesan yang sering ditulis, lalu pilih salah satu dari jendela New Compose. Ini bisa menghemat waktu membalas pertanyaan atau masalah yang sama sepanjang hari. Untuk mengaktifkan fitur ini, arahkan ke tab Labs di menu Gmail Settings, kemudian aktifkan Canned Responses. Ketika Anda siap untuk membuat pesan khusus, cukup ketik ke Gmail Compose panel. Pilih arah panah di pojok kanan bawah dan simpan di bawah Canned Responses. Pilih pesan dari jendela yang sama ketika Anda siap untuk mengirim tanggapan anda.

6. Delegasikan Inbox kepada asisten

Jika Anda berada di luar kota atau sangat sibuk, Anda dapat memberikan akses ke karyawan terhadap account Gmail Anda. Arahkan ke tab Account di menu Settings Gmail, klik Add Account, kemudian masukkan alamat email pengguna lain untuk memberikan akses. Setiap email yang dikirim dari account Anda dengan pengguna lain akan menampilkan pengirim sebagai: Nama Anda (dikirim oleh Delegasi). Setelah diberikan, akses ke kotak masuk Anda dapat dicabut sewaktu-waktu. Fitur ini adalah cara terbaik untuk menjaga kotak masuk Anda tetap lancar dengan bantuan asisten Anda.

7. Mengelola beberapa inbox dari satu akun Gmail

Pemilik bisnis yang canggih pasti memiliki lebih dari satu alamat email. Jadinya repot jika harus sering pindah-pindah antara alamat pribadi dan beberapa alamat perusahaan yang berbeda. Gmail memberikan Anda fasilitas mengelola beberapa akun dari dalam antarmuka tunggal. Untuk mengaktifkan fitur ini, arahkan ke tab Pengaturan, dan klik “Check mail from other accounts.” Setelah itu, Gmail secara otomatis akan mengambil pesan dari account yang lain. Pesan yang diambil dapat dibaca dan dibalas dari account utama.

Itulah trik rahasia yang bisa memaksimalkan Gmail agar bisnis Anda lebih produktif.

Tweet